La facturación electrónica: aspectos prácticos y legales

La facturación electrónica: aspectos prácticos y legalesLa facturación electrónica se ha convertido en un elemento importante de la estrategia para reducir los costes empresariales. Si bien los beneficios de un dispositivo de este tipo son muchas, la transición hacia el intercambio de factura electrónica debe cumplir con varias limitaciones prácticas y legales. Tanto en el método de facturación seleccionada (estructurada o no estructurada) que el procedimiento de autenticación (firma electrónica) o la conservación de documentos (presentación electrónica). Todas las medidas necesarias para estar en buena relación con las autoridades fiscales. Actualización sobre las normas que rigen este dispositivo, los diferentes tipos de desmaterialización, y los pasos esenciales para la implementación de un sistema de facturación electrónica.


Las ventajas de la facturación electrónica

  • Las ganancias financieras: reducción del uso de papel y costos de procesamiento de correo. El coste de la factura en papel asciende en promedio a 17 €, el costo de una factura electrónica (entrante o saliente) alrededor de 4 € (proveedores de fuentes).
  • Aumento de la productividad: una solución sin papel integrado que utiliza uno o más terceros de confianza (para enviar, certificación, y archivo) evita la movilización de personal en la no-valor añadido
  • archivo electrónico permite encontrar inmediatamente un proyecto de ley, a petición de la administración tributaria o cliente.
  • contexto móvil Consulta (a través de cajas de seguridad electrónicas)
  • No hay fecha límite para la transmisión de los documentos (colección más rápido)
  • Posible integración con el software de software y de facturación (SAP)
  • Las facturas electrónicas probatorio / irrefutables (ya que la legislación estricta que regule ellos se respeta)
  • La disponibilidad del sistema: mayoría de las grandes empresas han implantado un sistema de facturación electrónica para su entrada o salida de la corriente, lo que facilita la transición sin papel por sus proveedores.

Dos tipos de facturas electrónicas

  • Facturas llamados "estructurado". Estos son emitidos por el respeto de las diferentes normas para el intercambio de datos electrónicos, reconocido por las autoridades fiscales. Corresponden a diferentes formatos respetando el estándar EDI (por ejemplo, EDIFACT, VDA, So), XML o formatos similares (por ejemplo SAP IDOC).


Estos formatos ofrecen estructuras sintácticas y etiquetado, que permite a los usuarios rastrear e identificar la información esencial acerca de una determinada búsqueda (nombre del cliente, número de pedido, cantidad de IVA), sobre todo en caso de solicitud de la administración impuestos.

La implementación de una solución de desmaterialización estructurada requiere pasar por uno o más proveedores de servicios, por lo tanto, más caro es.
  • Facturas llamados "estructurado". Estos son enviados en un formato electrónico no modificable. Los formatos más populares son PDF y JPEG. Ellos no siempre permiten encontrar la información sobre el documento, ya que su contenido no es del todo equipo interpretable. Tenga en cuenta que algunos formatos no estructurados (Word / Excel) Deben evitarse, dada su naturaleza cambiante y, por lo tanto cuestionable.


Este tipo de factura electrónica es menos costoso, y por lo tanto más accesible a las medianas empresas.

Dos modos de carga

Hay:
  • Facturación "simple": en este caso, el intercambio de facturas se realiza electrónicamente con clientes y proveedores, la prueba legal de este cambio se mantiene el proyecto de ley "papel" (el tratamiento legal de la transacción no se ve afectada )
  • La desmaterialización de impuestos: el intercambio de facturas sólo se realiza electrónicamente, lo que evita la transmisión redundante de una factura en papel (documento escaneado -y certifié- tiene valor probatorio). En este caso, los archivos deben ser estandarizados y cumplen con ciertas limitaciones para su aplicación. De hecho, el proyecto de ley - como documento fiscal- se utiliza -entre otros- para llevar a los importes de IVA y constituir una prueba de control de la administración tributaria.

la facturación electrónica: marco legal en Francia

La ley 2014 de simplificación

[Actualizado hizo 13 de noviembre de, 2014]

El proyecto de ley sobre la simplificación de la vida corporativa contiene varios artículos sobre la desmaterialización de las facturas, incluyendo las facturas emitidas por las empresas para el Estado francés (contratación pública). Aprobada por el Senado el 5 de noviembre, se sigue su curso legislativo, sino ya, se dibujan trayectorias.

Se refieren a la obligación de las empresas para comunicarse electrónicamente las facturas para todas las entregas de bienes o servicios al estado.

El calendario propuesto:
1 de enero de 2017 la obligación para las grandes empresas y las personas publiques.5
1 de enero de 2018: obligación para las empresas intermedias.
1 de enero de, 2019, requisitos para pequeñas y medianas empresas.
1 de enero de 2020: la obligación para las microempresas.

A partir de hoy, el punto de contacto para este enfoque es el portal Coro de nubes facturas.

formatos de factura aceptados son:
- el PDF
- EDI (Intercambio Electrónico de Datos)
- El formato manuscrito.

No hay obligación de firma electrónica como uno de los objetivos es simplificar el proceso. El portal también realiza un seguimiento del progreso de su tratamiento.

Para las presentaciones en costos de la corte, otra puerta se abre

La Directiva 2001

Una directiva europea que se remonta a 2001 (y en vigor en 2004 en los países de la UE) permite la sustitución de factura en papel de la factura electrónica, como un documento legal. En Francia, las disposiciones de la presente Directiva se ponderan por el Código Tributario. Artículos Los artículos 289A y 289 V especifica las condiciones para desmaterialización.
  • Sección 289 b de la CGI permite el intercambio de datos electrónicos estructurados (por ejemplo, EDI). "Facturas enviadas por medios electrónicos que están en la forma de un mensaje estructurado de acuerdo con una norma acordada entre las partes, lo que permite una lectura de ordenador y puede ser procesado automáticamente y sin ambigüedades, son documentos en lugar de las letras de origen. "
  • El artículo 289 V del CGI permite la facturación electrónica en formatos no estructurados (pdf) menos costosos. "Factura puede, sujeto a la aceptación por el destinatario, se transmite proporcionado electrónicamente que la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido están garantizados por medio de una firma electrónica. Las facturas enviadas y toman el lugar de la factura original para los propósitos de la sección 286 y la sección "

firma electrónica y archivado: dos pasos esenciales

Además del acuerdo formal entre las empresas que hacen el intercambio electrónico de facturas, un conjunto de medidas es necesaria para la validez de los procedimientos previstos en la ley. A fortiori cuando el intercambio de facturas no es "structrue".
  • El proyecto de ley de firma electrónica: es proporcionada por un certificador de terceros (proveedor de servicios de certificación electrónica, o CA), lo que permite colocar un "certificado digital" para cada factura emitida para autenticar el firmante originalmente los datos transmitidos. El destinatario, al certificado digital transmitida contiene información que le permita verificar la integridad de los documentos transmitidos. Las facturas se pueden firmar electrónicamente, ya sea individualmente o por lotes (al mismo destinatario.


Ver también nuestro Certificado truco y factura electrónica
  • El archivado y la conservación de facturas: las empresas están obligadas a mantener sus facturas (electrónica y "papel") por un período de diez años. La subfacturación (impresión sin papel), las empresas pueden mantener una copia de la factura electrónica proporcionada para asegurar la "autenticidad, integridad y sostenibilidad", que abarca el período de retención. En este caso, tienen que contratar a un proveedor de servicios que proporciona servicios de almacenamiento y caja de seguridad electrónica de conformidad con la ley.

Algunos proveedores de soluciones de procesamiento de facturas

Adesium
Itesoft
Yooz
Seres
Esker (esker on Demand)
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Artículo original publicado por Carlos vialfa. Traducido por Kioskea. En este documento se titula " La facturación electrónica: aspectos prácticos y legales "derivados deComo funciona (Www.commentcamarche.net)se hace disponible bajo la licencia Creative Commons.Puede copiar, modificar de esta página, bajo las condiciones puestas por la licencia,ya que esta nota sea visible.descargar este artículo (PDF