Perspectivas – Manejo de archivos de datos de Outlook

de noviembre de 2017

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Administración de Outlook archivos de datos

Creación de un archivo para guardar la información

Cuando se ejecuta Outlook por primera vez, los archivos de datos necesarias se crean automáticamente. Sin embargo, puede ser que usted necesita para crear archivos de datos adicionales. Los elementos archivados pueden, por ejemplo, se registrarán en otro archivo de datos de Outlook (.pst). También puede mantener diferentes proyectos en sus archivos de datos de Outlook (.pst).
.pst de Outlook archivos de datos creados con Outlook 2010 se guardan en el equipo en los documentos \ carpeta de archivos de Outlook. Si utiliza Windows XP, estos archivos se crean en la carpeta Mis documentos \ Archivos de Outlook.

Crear un nuevo archivo de datos de Outlook (.pst)

1.In el nuevo grupo en la ficha Inicio, haga clic en Nuevos elementos, que apunte a otros artículos, a continuación, haga clic en Outlook archivos de datos.
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2.In el cuadro de diálogo Abrir o Archivo de datos de Outlook, en el cuadro Nombre de archivo Crear, escriba el nombre que desea que aparezca en el panel de navegación de Outlook y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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3. Por defecto, los archivos de datos no están protegidos por contraseña. Para asignar una contraseña al archivo de datos, escriba la contraseña a utilizar en los cuadros de texto Contraseña y Confirmar contraseña bajo contraseña.
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Atención

Ni Microsoft ni su proveedor de Internet o con el administrador de correo electrónico tendrán acceso a su contraseña. Por tanto, no pueden ayudarle a recuperar el contenido del archivo de datos de Outlook (.pst) si se olvida la contraseña.

Reducir los archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

Su caja para Microsoft Outlook letras más grandes cuando se crea y recibir elementos. Incluso al eliminar elementos, el tamaño de los archivos de datos no se puede disminuir de forma proporcional a los datos eliminados. Hay diferentes maneras de manejar su buzón de correo y reducir el tamaño del archivo de datos.

Buzón Administración

La herramienta de limpieza del buzón muestra el tamaño del buzón de correo y los registros individuales. También puede archivar los elementos anteriores en un archivo de datos de Outlook (.pst) de archivos y vaciar la carpeta Elementos eliminados.
2. Haga clic en la pestaña Archivo.
4. En la ficha Información, haga clic en Herramientas de limpieza.
5. Haga clic en Limpiar el buzón.
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6.Do una de las siguientes:
  • Para mostrar el tamaño total del buzón y todos los archivos individuales que contiene, haga clic en Ver el tamaño del buzón de correo.
  • Para buscar elementos antiguos, seleccione Buscar elementos mayores de n días, introduzca un número entre 1 y 999, y luego haga clic en Buscar.
  • Para buscar los artículos más grandes, seleccione Buscar material mayor que N KB, introduzca un número entre 1 y 9999, y luego haga clic en Buscar.
  • Para mover los elementos antiguos de su buzón a un archivo de datos de Outlook (.pst) de archivo, seleccione Archivo automático. archivos de datos de Outlook (.pst) se almacenan en el equipo en los documentos \ carpeta de archivos de Outlook. Si utiliza Windows XP, los archivos .pst se almacenan en Mis documentos \ Archivos de Outlook.
  • Para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Ver el tamaño de los elementos eliminados.
  • Para vaciar la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Vaciar.
  • Para ver el tamaño de la carpeta de conflictos, haga clic para ver el tamaño de los conflictos.
  • Para borrar el contenido de la carpeta de conflictos, haga clic en Eliminar.

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Reducir el tamaño del archivo de datos de Outlook (.pst)

Si elimina los elementos de un archivo de datos de Outlook (. Pst), el archivo se comprime automáticamente en segundo plano cuando no está utilizando su ordenador y se está ejecutando Outlook. También puede iniciar manualmente el orden de compresión inmediatamente. Esto puede tardar varios minutos en un archivo de datos de Outlook (.pst).
3.Supprimez los elementos que no desea conservar.
7.Ouvrez Pantalla lista de carpetas. En la parte inferior del panel de navegación, haga clic en el icono de la lista de carpetas o presione Ctrl + 6.
8.Dans el panel de navegación, haga clic en la carpeta Elementos eliminados y, a continuación, haga clic en Vaciar la carpeta Elementos eliminados.
9. Haga clic en la pestaña Archivo.
10.En la ficha Información, haga clic en Configuración de la cuenta, y luego de vuelta a Configuración de la cuenta.
11.En la ficha Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos para comprimir y, a continuación, haga clic en Configuración.
12. Haga clic en Comprimir.

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No hay necesidad de salir de Outlook después de compactar un archivo de datos de Outlook (.pst).

Reducir el tamaño de los datos de Outlook de archivos sin conexión (.ost)

En esta sección sólo se aplica a los usuarios de cuentas de Exchange. La reducción del tamaño del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) puede mejorar su rendimiento si ha quitado muchos artículos. Este procedimiento no elimina los elementos almacenados en el servidor de Exchange.
4.Supprimez los elementos que no desea conservar.
13.Ouvrez Pantalla lista de carpetas. En la parte inferior del panel de navegación, haga clic en el icono de la lista de carpetas o presione Ctrl + 6.
14. En el panel de navegación, haga clic en la carpeta Elementos eliminados y, a continuación, haga clic en Vaciar la carpeta Elementos eliminados.
15. Haga clic en la pestaña Archivo.
16.Dans la ficha Información, haga clic en Configuración de la cuenta, y luego de vuelta a Configuración de la cuenta.
17. En la ficha Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos para comprimir y, a continuación, haga clic en Configuración.
18.Cliquez Comprimir.
Si utiliza una cuenta de Exchange en modo de intercambio en caché, sólo la carpeta seleccionada se elimina de la línea de archivos de datos de Outlook (.ost). Los elementos en el servidor se descargarán de nuevo para el archivo .ost durante la siguiente sincronización, si la carpeta está seleccionada en Opciones de carpeta en la configuración de envío / recepción de correo electrónico de Exchange Server.
Cuando se utiliza el modo de intercambio en caché, favoritos de carpetas públicas no están sincronizados de manera predeterminada. Si decide sincronizar carpetas públicas, el tamaño de su archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) puede aumentar considerablemente.

El original de esta hoja es un extracto de
"Todo por un buen uso de Outlook 2010" (Fabrice LEMAINQUE Colección CommentCaMarche.net, Dunod, 2010)

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